Nettbasert behandling av personopplysninger
Denne personvernerklæringen gjelder for Sarpsborg næringsforening. Daglig leder er behandlingsansvarlig for virksomhetens personopplysninger.
For produkter og tjenester som ikke er omtalt i denne erklæringen er det utarbeidet egne databehandleravtaler. Ta kontakt for ytterligere informasjon.
Forklaring Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn og kontaktinformasjon, e-postadresse, IP-adresse, bilde, adferdsmønster, kjøpshistorikk eller informasjon om interesser.
Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes.
Behandling er all behandling av personopplysninger, som for eksempel registrering, sammenstilling, lagring og utlevering.
Internkontroll er et planlagt og systematisk styringssystem som virksomheter etablerer for å oppdage brudd på gjeldende regler.
Hva personopplysningene brukes til Personopplysningene brukes til:
- Sende relevant informasjon i form av nyhetsbrev og lignende
- Innmelding i Sarpsborgs næringsforening
- Påmelding til ulike aktiviteter i regi av Sarpsborg næringsforening
- Medlemsregister
- Kontakte bedrifter som ønsker å komme i dialog
- Fakturere medlemskontingent
Sarpsborgs næringsforening benytter programvaren SuperOffice til å registrere medlemsinfo samt utsendelse av nyhetsbrev og medlemsinformasjon.
Nyhetsbrev fra Sarpsborg næringsforening distribueres ukentlig og inneholder relevant medlemsinformasjon.
Sarpsborgs næringsforening benytter programvaren 24sevenoffice til sende ut fakturaer for medlemskontingent, påmeldingsavgift til arrangementer og andre betalbare produkter/tjenester.
E-post og telefon benyttes som en del av det daglige arbeidet for å drive Sarpsborg næringsforenings tjenester. Daglig leder har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling, og som skjer som en del av driften, journalføres. Disse opplysningene behandles som beskrevet over.
Sarpsborg næringsforening medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden blir e-postkontoen deaktivert, men relevante e-poster vil være lagret i SuperOffice. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor til å unngå å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post. Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) kan logges i vårt CRM-system. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift.
Vi tar kun kontakt basert på legitim interesse og informasjon som du frivillig gir oss. Det rettslige grunnlaget for formål er vår berettigede interesse i å kunne tilby, videreutvikle og drive våre tjenester.
Hvilke personopplysninger behandles? Avhengig av hvilken informasjon du gir oss, hvordan du bruker våre tjenester,
og hvilke tillatelser du gir oss, vil vi kunne ha disse opplysningene om deg:
Navn, Firmanavn, Organisasjonsnummer, Antall Ansatte, Bedriftsstørrelse, Adresse, Webadresse, E-post og Telefon.
Vi samler inn opplysninger fra:
Statistikk
Sarpsborg næringsforening samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på www.sarpsborgnf.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.
Nettsideskjemaer
Nettsiden benytter forskjellige skjemaer hvor brukerne kan legge inn informasjon og meldinger til Sarpsborg næringsforening.
Informasjonskapsler:
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. www.sarpsborgnf.no samler inn data til følgende systemer:
- Destinet CMS. Statistikk, sider besøkt, nedlastede dokumenter, brukeranskaffelse.
- Google Analytics. Statistikk, brukeranskaffelse, adferd og målgrupper (segmenter)
Slik administreres informasjonskapsler: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/
Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger, for eksempel ved bruk av nettstedets skjemaer. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Hvem deler vi personopplysninger med? Vi deler personopplysninger med selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester til Sarpsborg næringsforening.
Nettsider
Leonberg reklamebyrå AS er Sarpsborg næringsforenings databehandler og leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet www.sarpsborgnf.no.
Destino er underleverandør for Leonberg for utvikling, drift og vedlikehold av Destinet CMS Programvare. En egen databehandleravtale mellom Sarpsborg næringsforening og Leonberg regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles. Nettstedet lagres på egne servere som driftes av Destino. Det er kun Leonberg og Destino som har tilgang til opplysningene som samles inn.
Super Office
Alpha systemer AS (Zpartner Fredrikstad) er Sarpsborg næringsforenings databehandler og leverandør av vår Super Office-løsning. En egen databehandleravtale mellom Sarpsborg næringsforening og Zpartner Fredrikstad regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.
24sevenoffice
Vigres AS er Sarpsborg næringsforenings databehandler og leverandør av vår 24sevenoffice-løsning. En egen databehandleravtale mellom Sarpsborg næringsforening og Vigres AS regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.
Hvor lenge lagrer vi personopplysninger? Vi lagrer personopplysninger, kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for, eller dersom vi er pålagt å lagre opplysningene. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for å oppnå formålet. Under er en oversikt over hvor lenge vi lagrer dine opplysninger:
- Skjema på nettsidene: Skjema med din informasjon lagres på våre nettsider i opptil 60 dager.
- Opplysninger vedrørende ditt kunde-/medlemskapsforhold: Lagres så lenge medlemskapet opprettholdes eller i henhold til gjeldende lover og regler.
- Relevant e-post blir lagret i SuperOffice.
Informasjon kan slettes på oppfordring ved å kontakte Sarpsborg næringsforening.
Dine rettigheter Alle som spør har rett til grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Sarpsborg næringsforening har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av Sarpsborg næringsforenings systemer, har rett på innsyn i egne opplysninger. Du kan ha rett til å be oss å:
- Gi deg ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
- Gi deg en kopi av personopplysninger om deg.
- Oppdatere dine personopplysninger.
- Slette opplysninger som vi ikke lengre har grunnlag til å oppbevare.
- Begrense eller stoppe behandlingen av dine opplysninger
- Trekke tilbake eventuelle samtykker du har gitt oss.
Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet. Før du eventuelt gjør dette, vil vi gjerne at du kontakter Sarpsborg næringsforening slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.
Avvik, analyse av avvik og tiltak Dersom behandlingen av personopplysninger skyldes brudd på datasikkerheten, meldes dette til Datatilsynet innen gitt frist. Hvis det ikke er mulig å avdekke omfanget innen gitt frist, sendes avviksmelding trinnvis til Datatilsynet.
Sarpsborg næringsforening har eget kartleggingsskjema som oppsummerer brudd eller avvik som beskriver system, kategori og hva slag opplysninger som er berørt.
Utfyller av skjemaet skal gi beskjed til daglig leder om brudd eller avvik. Ansvarlig mottaker skal vurdere om det skal iverksettes umiddelbare tiltak. Deretter skal vedkommende beskrive hvilke konsekvenser av bruddet eller avviket, synliggjøre tiltakene og begrense konsekvensene.
Endringer i personvernerklæringen Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden
Kontaktinformasjon Hvis du ønsker å komme i kontakt, kan du benytte følgende kontaktinformasjon:
Mariann Karlsen
Daglig leder
Telefon: +47 41 53 77 05
mariann@sarpsborgnf.no
Sarpsborg næringsforening
Hjalmar Wessels vei 10
1721 Sarpsborg
post@sarpsborgnf.no
